Die Stadt als „Hauptzulieferer“ des Aachener Stadtarchivs durchläuft derzeit einen Paradigmenwechsel: Weg vom Papier und hin zum Digitalisat. Im Rahmen des Förderprogramms „Digitale Modellregionen in NRW“ stellten sich Mitarbeiter*innen des Stadtarchivs die Frage, wie man mit Unterlagen umgehen soll, deren gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen und die aus datenschutzrechtlicher Sicht aus den IT-Systemen gelöscht werden müssen. Die Entwicklung einer entsprechenden Lösung war die Initialzündung für das Modellprojekt „Digitales Stadtarchiv“ mit seinen zwei Komponenten „Langzeitarchivierung“ und „Aktenstrukturkataster“(ASK).

Das ASK wurde jetzt bei der KommDIGITALE in Bielefeld, einer Fachmesse für digitale Kommunen, im Rahmen des KommDIGITALE-Award 2022 mit dem Siegel in der Kategorie „Städte und Gemeinden über 25.000 Einwohner“ ausgezeichnet. Nach dem Urteil der Jury befördere das ASK nämlich die Digitalisierung der Verwaltung im besonderen Maße.

Das Projekt beschäftigt sich mit der Entwicklung einer internetfähigen und frei zugänglichen Austauschplattform zur Erhebung und Verwaltung von Daten, die im Rahmen der flächendeckenden Einführung elektronischer Akten eine entscheidende Rolle spielen. Das ASK kann von beliebig vielen Behörden verwendet und die damit erfassten Datenbestände können auf vielfältige Weise ausgewertet, untereinander eingesehen und ausgetauscht werden. Damit soll der komplexe Digitalisierungsprozess erleichtert und beschleunigt werden.

Im Rahmen des Projekts „Langzeitarchivierung“ wurde daneben im Stadtarchiv ein elektronisches Langzeitarchiv errichtet, das zukünftig alle für das Stadtarchiv relevanten Unterlagen aus dem Dokumentenmanagementsystem der Stadt Aachen übernimmt und sie quasi für die „Ewigkeit“ vorhält.

Informationen gibt es im Internet unter www.stadtarchiv-aachen.de

Foto © Ceyoniq Technology GmbH / Arne Kleinekathöfer

BU:

v.l.n.r. Kai Hachmeister (Ceyoniq Technology GmbH) und Felix Ebner (DATABUND e.V.) sowie Detlef Stoffels und Rainer Tiedeken vom Stadtarchiv Aachen mit dem KommDIGITALE-Siegel 2022.